سه عمل مهم که در ثبت شرکت‌ها باید صورت گیرد
۱- شرکتنامه؛ کلیه شرکت‌ها به غیر از شرکت‌های سهامی؛ نیاز به تنظیم شرکت نامه دارند. مطابق ماده ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاک شرکت نامه باید در دفتر اسناد رسمی به ثبت برسد. در غیر این صورت، به موجب ماده ۴۸ همان قانون در هیچ کداماز ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد. زیرا ثبت شرکتنامه در دفاتر اسناد رسمی با وجود ثبت شرکت در اداره ثبت سبب پیچیدگی کار می‌گردد از این رو بر اساس مقررات مورخه ۱۳۲۷/۱۲/۱۰ وزارت دادگستری به دفاتر ثبت شرکت‌ها در مرکز و شهرستان‌ها اجازه ثبت شرکت نامه داده شده و در واقع دفتر ثبت شرکتنامه در این مورد به منزله دفتر اسناد رسمی است؛ بنابراین ثبت شرکتنامه رسمیت پیدا کردن آن در میان شرکا می‌باشد که در دفتر جداگانه صورت می‌گیرد و کلیه شرکا زیر ثبت را امضاء و مطابقت ثبت را با اصل شرکتنامه تصدیق خواهند کرد.
۲-ثبت شرکت؛ ثبت شرکت با ثبت شرکتنامه فرق دارد و عمل و دفاتر آن نیز جداگانه می‌باشد. متصدی مربوطه بعد از ثبت شدن شرکتنامه و رسیدگی به مدارک و سوابقی که از سوی مدیر شرکت ضمن تقاضانامه صورت می‌گیرد. در دفتری که برای این کار اختصاص داده شده ذیل شماره ردیفی که برای شرکت‌ها مشخص می‌گردد خلاصه مفاد شرکتنامه و اساسنامه را در ستون‌های آن ثبت و جهت هر شرکت یک صفحه مترادف اختصاص می‌دهد.
۳- نحوه انتشار خلاصه شرکتنامه؛ بایست اداره یا دائره‌ای که به ثبت شرکت مبادرت کرده است، هلاصه‌ای از شرکتنامه و منضمات آن را در ظرف سی روز او تشکیل در روزنامه رسمی وزارت دادگستری و یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار به هزینه شرکت به طریق اعلان منتشر نماید خلاصه مزبور متضمن نکات زیر می‌باشد:
• شماره‌ای که برای ثبت شرکت در نظر گرفته شده و تاریخ ثبت آن و محل و اقامتگاه شرکت، با مشخص کردن نام و نوع آم و موضوع شرکت.
• میزان سرمایه (با مشخص کردن اینکه چه مقدار پرداخت و چقدر تعهد شده)
• نام مدیر یا مدیران
• تاریخ شروع و پایان شرکت چنانچه برای مدت محدودی تشکیل شده باشد.
• در شرکت‌های تضامنی و شرکت مختلط به غیراز نکات بالا باید نام کلیه شرکا ضامن هم انتشار پیدا کند.
در شرکت‌های سهامی مواد دیگری که قبلا تذکر داده شده در آگهی قید می‌گردد.
شعبه شرکت
در مواردی که شرکت در چند حوزه ثبتی دارای شعبه باشد، انتشار خلاصه شرکت به گونه‌ای که برای خود شرکت مقرر می‌باشد در محل شعبه هم باید به عمل آیدو برای انجام این مقصود مقامی که خود شرکت در آنجا به ثبت رسیده است باید سواد مصدق از تقاضانامه و منضمات ان را به ثبات اسناد محل وقوع شعبه ارسال کند تا اقدام به انتشار کند (ماده ۸ آئین نامه).
ثبت شعبه شرکت در دو حال می‌باشد: اول اینکه در زمان ثبت خود شرکت می‌باشد، دراین حالت ضمن انتشار خلاصه شرکت نامه، محل شعب شرکت در آگهی باید ذکر و آگهی مزبور جهت انتشار در جراید محلی ضمن رونویس تقاضانامه و منضمات آن به اداره ثبتی که شعبه شرکت در آن جا قرار دارد، ارسال شود. دیگر این که بعد از ثبت شرکت، مبادرت به افتتاح شرکت می‌گردد. در این صورت شعبه شرکت مانند تغییراتی که بعدا در شرکت واقع می‌شود، ذیل ثبت شرکت به ثبت رسیده و آگهی می‌گردد سپس آگهی مزبور و رونویس تقاضانامه و منضمات به ثبت محل ارسال می‌گردد. در هر صورت مدیر شعبه و یا فردی که از طرف شرکت در شعبه مزبور حق امضا دارد، باید معرفی و آگهی گردد.
براساس ماده ۳ آیین نامه مزبور شرکت‌های خارجی که متقاضی ثبت شعبه خود در ایران می‌باشند، وظیفه دارند اطلاعات و مدارم ذکر شده در زیر را همراه با درخواست کتبی خود به اداره کل ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی تسلیم کنند:
• اساسنامه شرکت، آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع مربوطه.
• ارائه آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت
• ارائه گزارش توجیهی شامل اطلاعات مربوز به فعالیت‌های شرکت و تبیین نوع و حدود اختیارات و محل فعالیت شعبه، برآورد نیروی انسانی ایرانی و خارجی لازم و چگونگی تامین وجوه ارزی و ریالی جهت اداره امور شعبه.
علاوه بر مدارک ذکر شده در بالا، شرکت‌های متقاضی وظیفه دارد، ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارک و اطلاعات زیر را همراه با درخواست کتبی خود به اداره کل ثبت شرکت‌ها و مالکیت صنعتی ارائه دهند:
• کپی برابر اصل قرارداد موضوع ماده (۴) این آیین نامه
• مدارک هویئتی شخص متقاضی، جهت اشخاص حقیقی، تصویر شناسنامه و نشانی اقامتگاه قانونی و برای اشخاص حقوقی، اساسنامه شرکت و آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شد آن در مراجع مربوطه.
• ارائه نمودن سابقه فعالیت شخص متقاضی ثبت نمایندگی، در حیطه امور پیش بینی شده در قرارداد نمایندگی.
• ارائه اساسنامه شرکت خارجی طرف نمایندگی، آگهی تاسیس و آخرین ثبت تغییرات شرکت؛ در مراجع مربوطه
• ارائه گزارش‌های فعالیت‌های شرکت خارجی طرف نمایندگی و تبیین علل و ضرورت دریافت نمایندگی.
• ارائه آخرین گزارش مالی تایید شده شرکت خارجی طرف نمایندگی
معرفی کردن وزارتخانه‌های مربوطه به موجب ماده ۴ آیین نامه اجرایی چگونگی تاسیس و عملیات شعب بانک‌های خارجی در ایران (مصوب ۱۳۸۷/۱۲/۲۸ هیئت وزیران) تشریفات تاسیس شعب بانک‌های خارجی در ایران بر اساس دستورالعمل اجرایی بانک مرکزی خواهد بود.
تغییرات شرکت:
در زمان‌هایی که تصمیماتی در مورد تمدید مدت شرکت علاوه بر مدت مقرر یا انحلال شرکت پیش از مدت مشخص شده یا تغییر در کیفیت تفریغ حساب یا تغییر اسم شرکت یا تبدیل دیگر در اساسنامه سا تبدیل و یا خارج شدن برخی از شرکا ضامت از شرکت گرفته شود و همین طور زمانی که مدیر یا مدیران شرکت تغییر پیدا می‌کند، مقررات در مورد ثبت و انتشار بایست در تغییرات حاصله رعایت گردد و در ضمن هنگامی که به دلیل ضرر‌های وارده نیمی از سرمایه شرکت سهامی از میان می‌رود، باید به همان صورت ثبت و آگاهی گردد.
نحوه ثبت تغییرات به این صورت می‌باشد که بعد از ارائه مدارک آن که معمولا بر اساس تصمیمات مجمع عمومی در شرکت‌های سهامی می‌باشد و یا اکثریت و یا به اتفاق شرکا در شرکت‌های دیگر و رسیدگی به صحت و سقم آن، چنانچه بر اساس قانون باید هر گونه تغییر در زیر ثبت اولیه، به ثبت شده و خلاصه آن انتشار پیدا می‌کند.
برای بهره مندی از خدمات موسسه ثبتی و حقوقی ذهن ناب در خصوص امور ثبتی می‌توانید با کارشناسان ما در این موسسه تماس برقرار کنید.
