سه اصل بنیادین در مدیریت
آفتاب‌‌نیوز : 
آفتاب: این باید خبر خوبی باشد. اما ما در همین راستا تجزیه و تحلیل خود را نیز انجام دادیم و به این نتیجه رسیدیم که تنها ۱۵ درصد از شرکت های آمریکایی و کمتر از ۵ درصد از شرکت ها در نقاط دیگر، از مجموع پنج امتیاز که ما برای اندازه گیری روش های مدیریت در نظر گرفتیم، بالای ۴ امتیاز داشتند. ما متوجه شدیم مطلقا هیچ ارتباطی میان نتایج به دست آمده ما و ارزیابی های شخصی جمع آوری شده وجود نداشت.
تحقیقات نشان داد که اکثریت قریب به اتفاق سازمان ها دیدگاه مبالغه آمیزی نسبت به روش های مدیریت خود داشته اند. واقعیت این است که بسیاری از آنها حتی قادر به برداشتن قدم های اولیه برای ایجاد معیارهای قابل دستیابی، حذف افراد ناکارآمد، جمع آوری اطلاعات مفید یا ایجاد طرح منسجم پاداش برای انگیزش کارکنان نبودند. این اشکالات به همان اندازه که در خدمات درمانی و آموزش رواج دارند، در سیستم تولید و خرده فروشی نیز رایج هستند.
بیشتر فرصت های رشد در دستان مدیران تیم ها، حوزه ها، بخش ها و زیرمجموعه ها است. حتی کوچک ترین پیشرفت در روش ها می تواند تاثیر شگرفی داشته باشد. به عنوان مثال، ما دریافتیم که در میان تولیدکنندگان به دست آوردن یک امتیاز از ۵ امتیازی که ما در نظر گرفته بودیم مستلزم ۲۳ درصد بهره وری بالاتر، ۱۴ درصد جمع آوری سرمایه از بازار و ۴/۱ درصد نرخ رشد فروش سالانه بالاتر است.
اما آیا واقعا اگر یک شرکت خود را با روش های درست مدیریت منطبق کند، رو به جلو حرکت خواهد کرد؟ ما در تحقیق خود با بانک جهانی شریک شدیم تا به تولیدکنندگان در تاراپور هند، فرصت حضور در یک آزمایش را پیشنهاد کنیم. چهارده کارخانه توصیه های بسیار سطح بالایی را از مشاوران به طور رایگان دریافت می کردند. این مشاوران به آنها سه اصل مهم مدیریت را آموزش می دادند: تعیین هدف، ایجاد مشوق و نظارت بر نتایج کار. مشاوران به این کارخانه ها آموزش می دادند چگونه اهداف بلندمدت را با معیارهای کارآیی کوتاه مدت که هرچند مشکل، اما دست یافتنی است پشتیبانی کنند، چگونه به افراد کارآمد ارتقا و پاداش دهند و در عین حال افرادی را که کارآیی ضعیفی دارند مجددا آموزش دهند و آنها را تشویق کنند و چگونه اطلاعات مربوط به بهره وری را جمع آوری و تحلیل کنند تا بتوانند فرصت های رشد را شناسایی نمایند.
این عمل، کارخانه ها را متحول کرد. ضرر تولیدکنندگان به طور متوسط ۵۰ درصد کاهش یافت، موجودی انبار ۲۰ درصد کم شد و بهره وری ۱۰ درصد افزایش یافت. ضمنا کار مدیریت برای مدیران عامل نیز بسیار آسان تر شد که همین امر باعث شد امکانات بیشتری اضافه کنند و خط تولید را گسترش دهند.
البته احتمالا هیچ کس برای پیشنهاد ارائه مشاوره رایگان به سراغ شما نخواهد آمد. اما مدیران می توانند با ارزیابی و سنجش دائم روش های خود و مقایسه خودشان با دیگران تاثیر عمده ای را در زمینه رشد سازمان شاهد باشند. شما می توانید در وب سایت ما (worldmanagementsurvey.org) سازمان خود را براساس کشور و صنعتی که در آن فعال هستید با یک معیار آزمون مدیریت مورد سنجش قرار دهید. ابزار تحلیلی ما مبتنی بر ۱۸ روش است که در سه دسته بندی جای می گیرد؛ یعنی اهداف، مشوق ها و نظارت.
اگر امتیاز شرکت شما خوب باشد، شما قدرت بیشتری دارید و واقعا بالاتر از سطح متوسط هستید. امتیازهای بالا مربوط می شوند به سنجش هایی چون بهره وری، بازگشت سرمایه به کار گرفته شده و بقای سازمان.
اگر سازمان شما امتیاز خوبی به دست نیاورد، می توانید در همان سه حوزه ای که قبلا نام بردیم اقداماتی را در جهت پیشرفت اتخاذ کنید.
ما دیده ایم که برخی از شرکت ها با مشخص کردن فرآیندهایی که می دانند باید تغییر کند (به عنوان مثال در حالتی که توسعه محصول بسیار کند پیش می رود) و سپس ابداع معیارهای سنجش برای نظارت پیشرفت فرآیند در کوتاه مدت و بلندمدت، آغاز خوبی را برای سازمان خود رقم می زنند. در حالت ایده آل، اهداف باید برای همه قابل مشاهده و برای همه سازمان قابل فهم باشد. این روش به شرکت ها کمک می کند به جای مخاطب قرار دادن یک فرد، بتوانند برنامه های عملی زمان بندی شده و موثر خود را در سراسر سازمان اجرا کنند.
تغییرات کوچک می توانند جهت اعمال تغییرات بزرگ در آینده موثر باشند. در کارخانه های هند که ما مورد مطالعه قرار دادیم، توانستیم بر مقاومت ناشی از اجرای روش های مدیریت بهره وری با اعمال تغییرات در چند ماشین که در گوشه ای از کارخانه جای داشتند فائق آییم. این نتایج مثبت در نهایت توانست راهی را باز کند که بتوانیم کل کارخانه را نوسازی و متحول کنیم.
انتظار موفقیت آنی را نداشته باشید. جنرال الکتریک، مک دونالد، نایک و تویوتا اکنون در جهان در میان بالاترین شرکت ها از لحاظ بهره وری هستند. اما آنها یک شبه به اینجا نرسیدند. طی سال ها تلاش، آنها اهداف متمرکزی را ایجاد کردند و مشوق های قدرتمندی تعیین نمودند و مرتبا کارآیی سازمان را مورد نظارت قرار دادند و همیشه به دنبال بهتر شدن بودند. شاید این اقدامات وقتی روزمره شود، عادی به نظر برسد. اما تاثیر آنها در طولانی مدت نشان می دهد که همین روش های ساده مدیریت تا چه حد عمیق و حتی ریشه ای هستند.
آفتاب: این باید خبر خوبی باشد. اما ما در همین راستا تجزیه و تحلیل خود را نیز انجام دادیم و به این نتیجه رسیدیم که تنها ۱۵ درصد از شرکت های آمریکایی و کمتر از ۵ درصد از شرکت ها در نقاط دیگر، از مجموع پنج امتیاز که ما برای اندازه گیری روش های مدیریت در نظر گرفتیم، بالای ۴ امتیاز داشتند. ما متوجه شدیم مطلقا هیچ ارتباطی میان نتایج به دست آمده ما و ارزیابی های شخصی جمع آوری شده وجود نداشت. تحقیقات نشان داد که اکثریت قریب به اتفاق سازمان ها دیدگاه مبالغه آمیزی نسبت به روش های مدیریت خود داشته اند. واقعیت این است که بسیاری از آنها حتی قادر به برداشتن قدم های اولیه برای ایجاد معیارهای قابل دستیابی، حذف افراد ناکارآمد، جمع آوری اطلاعات مفید یا ایجاد طرح منسجم پاداش برای انگیزش کارکنان نبودند. این اشکالات به همان اندازه که در خدمات درمانی و آموزش رواج دارند، در سیستم تولید و خرده فروشی نیز رایج هستند.
بیشتر فرصت های رشد در دستان مدیران تیم ها، حوزه ها، بخش ها و زیرمجموعه ها است. حتی کوچک ترین پیشرفت در روش ها می تواند تاثیر شگرفی داشته باشد. به عنوان مثال، ما دریافتیم که در میان تولیدکنندگان به دست آوردن یک امتیاز از ۵ امتیازی که ما در نظر گرفته بودیم مستلزم ۲۳ درصد بهره وری بالاتر، ۱۴ درصد جمع آوری سرمایه از بازار و ۴/۱ درصد نرخ رشد فروش سالانه بالاتر است.
اما آیا واقعا اگر یک شرکت خود را با روش های درست مدیریت منطبق کند، رو به جلو حرکت خواهد کرد؟ ما در تحقیق خود با بانک جهانی شریک شدیم تا به تولیدکنندگان در تاراپور هند، فرصت حضور در یک آزمایش را پیشنهاد کنیم. چهارده کارخانه توصیه های بسیار سطح بالایی را از مشاوران به طور رایگان دریافت می کردند. این مشاوران به آنها سه اصل مهم مدیریت را آموزش می دادند: تعیین هدف، ایجاد مشوق و نظارت بر نتایج کار. مشاوران به این کارخانه ها آموزش می دادند چگونه اهداف بلندمدت را با معیارهای کارآیی کوتاه مدت که هرچند مشکل، اما دست یافتنی است پشتیبانی کنند، چگونه به افراد کارآمد ارتقا و پاداش دهند و در عین حال افرادی را که کارآیی ضعیفی دارند مجددا آموزش دهند و آنها را تشویق کنند و چگونه اطلاعات مربوط به بهره وری را جمع آوری و تحلیل کنند تا بتوانند فرصت های رشد را شناسایی نمایند.
این عمل، کارخانه ها را متحول کرد. ضرر تولیدکنندگان به طور متوسط ۵۰ درصد کاهش یافت، موجودی انبار ۲۰ درصد کم شد و بهره وری ۱۰ درصد افزایش یافت. ضمنا کار مدیریت برای مدیران عامل نیز بسیار آسان تر شد که همین امر باعث شد امکانات بیشتری اضافه کنند و خط تولید را گسترش دهند.
البته احتمالا هیچ کس برای پیشنهاد ارائه مشاوره رایگان به سراغ شما نخواهد آمد. اما مدیران می توانند با ارزیابی و سنجش دائم روش های خود و مقایسه خودشان با دیگران تاثیر عمده ای را در زمینه رشد سازمان شاهد باشند. شما می توانید در وب سایت ما (worldmanagementsurvey.org) سازمان خود را براساس کشور و صنعتی که در آن فعال هستید با یک معیار آزمون مدیریت مورد سنجش قرار دهید. ابزار تحلیلی ما مبتنی بر ۱۸ روش است که در سه دسته بندی جای می گیرد؛ یعنی اهداف، مشوق ها و نظارت.
اگر امتیاز شرکت شما خوب باشد، شما قدرت بیشتری دارید و واقعا بالاتر از سطح متوسط هستید. امتیازهای بالا مربوط می شوند به سنجش هایی چون بهره وری، بازگشت سرمایه به کار گرفته شده و بقای سازمان.
اگر سازمان شما امتیاز خوبی به دست نیاورد، می توانید در همان سه حوزه ای که قبلا نام بردیم اقداماتی را در جهت پیشرفت اتخاذ کنید.
ما دیده ایم که برخی از شرکت ها با مشخص کردن فرآیندهایی که می دانند باید تغییر کند (به عنوان مثال در حالتی که توسعه محصول بسیار کند پیش می رود) و سپس ابداع معیارهای سنجش برای نظارت پیشرفت فرآیند در کوتاه مدت و بلندمدت، آغاز خوبی را برای سازمان خود رقم می زنند. در حالت ایده آل، اهداف باید برای همه قابل مشاهده و برای همه سازمان قابل فهم باشد. این روش به شرکت ها کمک می کند به جای مخاطب قرار دادن یک فرد، بتوانند برنامه های عملی زمان بندی شده و موثر خود را در سراسر سازمان اجرا کنند.
تغییرات کوچک می توانند جهت اعمال تغییرات بزرگ در آینده موثر باشند. در کارخانه های هند که ما مورد مطالعه قرار دادیم، توانستیم بر مقاومت ناشی از اجرای روش های مدیریت بهره وری با اعمال تغییرات در چند ماشین که در گوشه ای از کارخانه جای داشتند فائق آییم. این نتایج مثبت در نهایت توانست راهی را باز کند که بتوانیم کل کارخانه را نوسازی و متحول کنیم.
انتظار موفقیت آنی را نداشته باشید. جنرال الکتریک، مک دونالد، نایک و تویوتا اکنون در جهان در میان بالاترین شرکت ها از لحاظ بهره وری هستند. اما آنها یک شبه به اینجا نرسیدند. طی سال ها تلاش، آنها اهداف متمرکزی را ایجاد کردند و مشوق های قدرتمندی تعیین نمودند و مرتبا کارآیی سازمان را مورد نظارت قرار دادند و همیشه به دنبال بهتر شدن بودند. شاید این اقدامات وقتی روزمره شود، عادی به نظر برسد. اما تاثیر آنها در طولانی مدت نشان می دهد که همین روش های ساده مدیریت تا چه حد عمیق و حتی ریشه ای هستند.
گزارش خطا
ارسال به دوستان
نسخه چاپی
ذخیره عضویت در خبرنامه 
پربحث ترین عناوین
پرطرفدار ترین عناوین
لینک های مفید