توصیه‌های درباره‌ی اطلاع رسانی "کرونا" / "آگاهی‌بخشی را جایگزین هراس و ترس کنید"
"حسین امامی رئیس انجمن متخصصان روابط عمومی به نمایندگی از این تشکل اعلام کرده است که آگاهی از توصیه‌های زیر برای تمامی فعالان روابط عمومی، رسانه‌ها و کاربران رسانه‌های اجتماعی خالی از فایده نیست.
در اطلاعیه انجمن متخصصان روابط عمومی چنین توصیه هایی آمده است:
1- آگاهی بخشی مردم برای پیشگیری باید جایگزین ایجاد هراس و ترس از ابتلا به ویروس در پیامهای رسانه ای شود.
2- گرچه روابط عمومی نقش سخنگویی و پاسخگویی را در سازمان دارد ولی در خصوص بحرانهای خاص میتوان یک سخنگو برای موضوع انتخاب کرد تا از طریق یک نفر اطلاع رسانی و پاسخگویی به رسانه ها صورت پذیرد.
3- سازمانهای درگیر موضوع را شناسایی کنید و اطلاعات تماس آنها را به روز داشته باشید.
4- برای گفتگو با رسانه ها، جدیدترین اطلاعات خود را از طریق منابع موثق و تصمیم گیر کسب کنید و سپس با رسانه ها صحبت کنید.
5- برای مواردی که نیاز به هماهنگی های بین سازمانی دارد قبل از گفتگو با رسانه ها، از آخرین اطلاعات، مطلع شده و سپس اقدام به اعلام رسانه ای موضوع کنید.
6- لیستی از مدیران و متخصصان در سطوح مختلف آماده کرده که با توجه به تخصص مربوطه، آنها را به رسانه ها ارتباط داده تا در خصوص چرایی و چگونگی حوزه مربوطه اظهارنظر کارشناسی کنند.
7- لیستی از رسانه‌های کلیدی و خبرنگاران را تهیه کرده تا جدیدترین و مهمترین اطلاعیه ها و خبرها از این گروه از رسانه ها در بدو امر اطلاع رسانی شود.
8- ارتباطات رسانه ای را گسترش دهید. رسانه‌ها و کانال های ارتباطی تاثیرگذار را شناسایی نموده و از پتانسیل آنها در اطلاع رسانی و آگاهی بخشی به عموم مردم بهره بگیرید.
9- گروهی را مسئول پایش رسانه‌ای و رصد خبرها و شایعات کنید. خصوصا خبرهایی که در توییتر، تلگرام و وب سایت ها منتشر می‌شود. در برابر شایعاتی که احتمال گسترش در جامعه را دارد سریعا واکنش نشان دهید و یا حداقل خودتان از صحت و سقم شایعات کسب اطلاع نمایید. واکنش به شایعات متفاوت است در صورت نیاز باید به شایعات واکنش نشان داد.
10- سوالات مردم را از طرق مختلف همچون رسانه‌های اجتماعی، تلفن، جمع آوری اطلاعات از مراکز درمانی، آموزشی و... که مرتبط با حوزه شماست گردآوری کرده و برای آنها پاسخ یکسان و هماهنگی داشته باشید و آن را اطلاع رسانی کنید.
11- چنانچه روابط عمومی سازمان شما مستقیما درگیر اطلاع رسانی کرونا در بیرون از سازمان نیست ولی از آنجایی همه کارکنان می توانند در معرض این ویروس قرار گیرند لذا ضرورت دارد در هر سازمانی کمیته یا کارگروهی مرتبط با موضوع اطلاع رسانی درون سازمانی ایجاد شود. عضویت مدیران مرتبط سازمان اعم از مدیران منابع انسانی، پشتیبانی، حراست، بازرسی، بهداشت و درمان و پزشک معتمد سازمان و سایر افراد ذیربط برای تولید محتوا و آگاهی بخشی پیشنهاد می شود.
12- در بخش ارتباطات درون سازمانی، توصیه های آموزشی را از طریق منابع معتبر و موثق به همکاران از طریق ابزارها و کانالهای ارتباطی سنتی و دیجتال اطلاع رسانی نمایید.
13- سوال و جوابهای رایج و تکراری را در بخشی از سایت‌تان که برای پیشگیری و مقابله با کرونا ایجاد کرده‌اید منتشر کنید.
14- ارزیابی اقدامات و مستندسازی تجربیات روابط عمومی را از بدو امر در دستور کار قرار دهید تا با پایان بحران، این دانش به عنوان یک راهکار عملی برای مدیریت بحرانهای احتمالی بعدی مورد استفاده قرار گیرد.
در پایان متذکر می شود هرگونه خلل و عدم هماهنگی در اطلاع رسانی موجب سلب اعتماد مردم از دستگاه‌های اجرایی و سازمان‌ها می‌شود که در این میان نقش روابط عمومی برای آگاهی بخشی و اعتمادسازی بسیار حائز اهمیت است که می تواند موجبات اطمینان خاطر و رضایت عموم مردم از عملکرد سازمان ها شود.
