بهترین دستگاه حضور و غیاب هوشمند
سیستم کنترل تردد هوشمند بهتر است یا سیستم‌های سنتی؟ وارد کردن اطلاعات در دستگاه‌های قدیمی به صورت دستی صورت می‌گیرد. در سازمان‌هایی که تعداد زیادی پرسنل دارند، وارد کردن اطلاعات به صورت دستی وقت زیادی از آن‌ها تلف می‌کند. درحالی‌که با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب هوشمند می‌توان در وقت کارکنان صرفه جویی کرد. از طرفی دیگر دستگاه‌های قدیمی‌تر صرفا اطلاعات مربوط به ورود و خروج پرسنل را ثبت می‌کنند.
اما سازمان‌های بزرگ به یک سیستم یکپارچه نیاز دارند تا علاوه بر ثبت و ذخیره اطلاعات مربوط به ورود و خروج پرسنل، حقوق و مزایای آن‌ها را نیز براساس میزان ساعت حضور در شرکت، روز‌های غیبت و ساعت‌های اضافه کاری محاسبه کند. این اقدام با استفاده از یک سیستم کنترل تردد هوشمند به راحتی امکان پذیر است. در طول این مطلب، به بررسی ۱۰ مورد از ویژگی‌های انواع سیستم کنترل تردد هوشمند پرداخته‌ایم.
نرم افزار حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه نیز عمل می‌کند؟ بهترین سیستم‌های کنترل تردد، تنها از طریق یک سامانه که بر روی دیوایس‌های شخصی هر یک از پرسنل نصب می‌شوند، عمل می‌کنند و نیازی به یک دستگاه فیزیکی ندارند. شما می‌توانید برای سازمان خود از یک سیستم کنترل تردد تحت وب یا تحت ویندوز استفاده کنید. هر یک از سیستم‌ها ویژگی‌هایی دارند که در طول مقاله به بررسی مفصل‌تر آن خواهیم پرداخت.
بهترین دستگاه حضور و غیاب هوشمند که خریداری می‌کنید، باید این ۱۲ ویژگی را داشته باشد
کمی پیش به صورت خلاصه به دو مورد از بزرگ‌ترین ویژگی‌های دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند اشاره کردیم. البته که مزیت و ویژگی‌های مثبت این دستگاه‌ها تنها به این دو مورد ختم نمی‌شود.
دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند نسبت به دستگاه‌های سنتی کمتر دچار خرابی و اختلال می‌شوند.
این نرم افزار‌ها تحت شبکه و ویندوز عمل می‌کنند.
برخی از سیستم‌های کنترل تردد هوشمند امکان زمانبندی نیز دارند. شرح وظایف هر یک از کارکنان را می‌توان به کمک این دستگاه تعیین کرد.
امکان تعریف شیفت‌های کاری مختلف برای هر یک از پرسنل را فراهم می‌کنند.
گزارش گیری این دستگاه‌های هوشمند همواره به صورت آنلاین صورت می‌گیرد به همین خاطر در هر لحظه می‌توانید متوجه شوید کدام پرسنل حضور یا غیبت داشته‌اند.
مدیر‌ها به کمک سیستم کنترل تردد هوشمند می‌توانند حداکثر میزان مرخصی مجاز ساعتی در روز را تعیین کنند.
امکان یکپارچه سازی این نرم افزار حضور و غیاب هوشمند با نرم افزار حسابداری، بزرگ‌ترین ویژگی آن است.
اطلاعات خروجی از این سیستم به صورت Email، Excel، TXT و عکس قابل دریافت است.
چنانچه یکی از پرسنل در ساعات غیر کاری، مشغول به انجام فعالیت‌های کاری مربوط به سازمان باشد؛ می‌تواند میزان ساعات و شرح فعالیت خود را در سیستم وارد کند تا این اطلاعات به سیستم محاسبه حقوق و دستمزد انتقال یابد.
نرم افزار حضور و غیاب هوشمند می‌تواند یک برنامه زمانبندی ایجاد کرده و آن را به گوشی هوشمند کارکنان ارسال کند.
هر یک از پرسنل می‌توانند اوقاتی از روز کاری را که در حال صرف ناهار، حضور در جلسه و... هستند را در سیستم وارد کنند تا مدیر بخش‌های مختلف، از حضور آن‌ها در سازمان مطلع شوند.
بهترین دستگاه حضور و غیاب هوشمند، امکان ورود اطلاعات به صورت دستی را نیز دارد.
مزیت‌های استفاده از نرم افزار حضور و غیاب هوشمند
در استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب سنتی، گاهی خطا‌هایی رخ می‌دهد که ممکن است در محاسبه میزان حقوق و دستمزد پرسنل ایجاد اختلال کند. برای جلوگیری از بروز این مشکلات، توصیه ما این است که از نرم افزار حضور و غیاب هوشمند استفاده کنید. مزایای این سیستم‌ها بی‌شمار است. تنها برخی از مزایای این دستگاه‌ها عبارت است از:
در زمان و بودجه سازمان صرفه جویی می‌کنید
عموما در سازمان‌هایی که از نرم افزار‌های حضور و غیاب دستی استفاده می‌کنند، پرسنل حسابداری باید یک هفته اخر ماه را به محاسبه میزان ساعات حضور هر یک از کارکنان، میزان دریافتی، روز‌های غیبت، اضافه کاری‌ها و... بپردازند. اگر سازمان بزرگی داشته باشید، باید تعداد نفرات واحد حسابداری را نیز افزایش دهید. اما در صورت استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب هوشمند دیگر چنین چالش‌هایی نخواهید داشت.
فعالیت منابع انسانی را بهبود می‌بخشید
ترس و نگرانی از بروز خطا‌های انسانی در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان یکی از دغدغه‌های دائمی واحد منابع انسانی است. با کمک یک دستگاه حضور و غیاب هوشمند فشار کاری منابع انسانی را کاهش داده و فعالیت آن‌ها را بهبود می‌بخشید.
برای پرسنل خود برنامه ریزی می‌کنید
اگر مدیریت بخشی را در سازمان بر عهده دارید، حتما می‌دانید برنامه ریزی برای پرسنل آن بخش تا چه اندازه وقت گیر و پیچیده است. یک نرم افزار حضور غیاب هوشمند این کار را به سادگی انجام می‌دهد.
نرم افزار حضور و غیاب تحت شبکه بخریم یا تحت ویندوز؟
بهترین نرم افزار‌های حضور و غیاب هوشمند تحت شبکه و تحت ویندوز عمل می‌کنند. کدام یک از آن‌ها بهتر است؟ هر یک از سیستم‌های فوق مزایا و ویژگی‌های مختص به خود را دارند؛ شما باید با توجه به کاربری و نیاز سازمان خود بهترین نوع آن را انتخاب کنید. همان‌طور که می‌دانید نرم افزار‌های تحت شبکه نیازی به نصب ندارند. به همین خاطر استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب تحت شبکه کاربردی‌تر به نظر می‌رسد.
برای استفاده از این نرم افزار کافیست آن را بر روی یک سرور نصب کنید؛ پس از آن تمامی بروزرسانی‌ها و ایجاد تغییرات لازم به صورت آنلاین انجام می‌شود. اگر یک شرکت بزرگ یا سازمانی هستید که تعداد شعبه‌های زیادی دارید، پیشنهاد ما به شما این است که از یک سیستم کنترل تردد هوشمند تحت وب استفاده کنید.
نرم افزار‌های حضور غیاب تحت ویندوز نیز باید بر روی یک کامپیوتر نصب شوند. در این نرم افزار‌ها عموما فردی به عنوان ادمین، دسترسی‌ها را تعیین می‌کند. قاعدتا امکانات و دسترسی‌های نرم افزار‌های تحت ویندوز به گستردگی نرم افزار‌های تحت وب نیست؛ اما اگر شرکت چندان بزرگی نیستید، این دستگاه حضور و غیاب هوشمند تحت ویندوز نیز به خوبی می‌تواند نیاز‌های شرکتتان را پوشش دهد.
آیا سیستم کنترل تردد، بدون دستگاه نیز عمل می‌کند؟
تصور اغلب افراد از دستگاه‌های حضور و غیاب، یک دستگاه کوچک است که هر صبح مقابل آن قرار بگیرند و حضور خود در سازمان را اعلام کنند! اما بهترین نرم افزار حضور و غیاب هوشمند حتی می‌تواند بدون دستگاه نیز عمل کند. به عبارتی، دیگر نیازی نیست پرسنل به هنگام ورود و خروج مقابل دستگاه بایستند و اثر انگشت خود را ثبت کرده یا رمز عبورشان را وارد کنند.
این نرم افزار‌های هوشمند بدون دستگاه، می‌توانند از طریق یک سامانه اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان را ثبت کنند. کافیست هر یک از پرسنل تنها با چند کلیک خود را معرفی کرده و ساعات ورود و خروج خود را ثبت کنند.
مزایای سامانه کنترل تردد هوشمند بدون نیاز به دستگاه
دریافت این سامانه و استفاده از این سیستم کنترل تردد هوشمند چه مزایایی دارد؟
دیگر فضایی از سازمان شما برای نصب دستگاه حضور و غیاب اشغال نمی‌شود.
از تجمع کارکنان مقابل دستگاه و ایجاد مزاحمت برای دیگر پرسنل خودداری می‌شود.
منبع: وب سایت افق فراویژن
