بهترین ابعاد برای اتاق کنفرانس چیست؟
ابعاد اتاق کنفرانس یا سالن کنفرانس؟ ابعاد انتخابی شما در طراحی، کدام است؟ شاید در همین ابتدا برایتان سوال شود که مگر این ۲ مکان به یکجا اشاره ندارند؟ در جواب باید گفت خیر! اتاق کنفرانس و سالن کنفرانس با وجود اشتراکات زیاد، ۲ مکان با ویژگی و ابعاد متفاوت هستند. بر همین اساس نیز در ادامه، طراحی و تجهیز یک محیط اداری را تحت تاثیر قرار می‌دهند. از آنجایی که طراحی و ابعاد اتاق جلسات برای یک سازمان بسیار با اهمیت است، باید با این تفاوت‌ها آشنا باشید.
چرا باید درباره ابعاد اتاق کنفرانس بدانیم؟
علت اهمیت بررسی این ابعاد، این است که به عنوان اولین گام در بخش طراحی مورد توجه قرار می‌گیرند. گام‌های مهم بعدی مانند تجهیز اتاق کنفرانس نیز براساس ابعاد در دسترس صورت می‌گیرد. می‌توان گفت اندازه گیری ابعاد مناسب در این بخش، سرآغاز و هدایت کننده ادامه مسیر طراحی است. توجه به این موارد ضروری در ابتدای راه می‌تواند هزینه‌های مالی و زمانی شما را کاهش دهد. همچنین توجه به این بخش‌های زیربنایی در طراحی، می‌تواند شما در مسیر تدوین یک طراحی هدفمند قرار دهد تا بتوانید هویت و فرهنگ سازمانی خود را به درستی نمایان کنید و کیفیت و تاثیر فعالیت‌های خود را ارتقاء دهید.
بررسی ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس
۷ نفر، ۱۰، یا شاید هم ۲۰ نفر و بیشتر. این‌ها اعدادی هستند که منابع مختلف برای معرفی و نشان دادن گنجایش یک اتاق کنفرانس ارائه می‌دهند. واقعیت امر این است که شما نباید خود را محدود به اعداد کنید. در دنیای مبلمان اداری لزوما یک عدد ثابت برای معرفی یک استاندارد واحد وجود ندارد. با وجود این، طبق گفته متخصصان طراحی و معماری، اتاق کنفرانس مکانی با ابعاد تقریبی ۱۴ متر و با گنجایش ۴ تا ۷ نفر است که این اعداد می‌تواند کمی بیشتر یا کمتر نیز باشد.
چگونه اتاق کنفرانس مناسب خود را انتخاب کنیم؟
اتاق کنفرانس با توجه به ابعاد اختصاصی خود، ضوابط متفاوتی دارد. ابتدا باید بدانید ابعاد اتاق جلسات براساس ابعاد محیط، تعداد نفرات حاضر و هدف برگزارکنندگان جلسه طراحی و تجهیز می‌شود. تعداد صندلی‌ها و فضایی که می‌گیرند، ابعاد میز، در نظرگرفتن محل تردد و جابه جایی راحت افراد از موارد اولیه و بسیار مهم دیگری در طراحی و تجهیز این اتاق‌های اداری هستند. در اتاق‌های کنفرانس معمولا از میز‌های سبک کلاسیک، مستطیل شکل و مدل‌های ساده استفاده می‌شود. با استفاده از میز‌هایی که ابعاد آن‌ها قابل تغییر است، می‌توانید از فضایی که در اختیار دارید به صورت بهینه‌تر استفاده کنید و هزینه‌ها را کاهش دهید.
اتاق کنفرانس باید چه تجهیزاتی داشته باشد؟
- این محیط اداری می‌تواند دارای سیستم‌های روشنایی برای تامین نور کافی، سیستم‌های تصویری مانند مانیتور و تجهیزات دیجیتال مانند منبع تغذیه باشد.
- از آنجایی که تعداد نفرات حاضر در این اتاق‌ها زیاد نیستند، لزومی به داشتن سیستم‌های صوتی نیست و صدا با کیفیت مناسبی به تمامی حاضران انتقال پیدا می‌کند. شاید لازم باشد برای مدیریت بهتر شلوغی و صدای زیاد موجود در شرکت از عایق‌های صدا یا فضای آکوستیک استفاده کنید.
- اتاق‌های کنفرانس مانند ابعاد سالن کنفرانس یا ابعاد سالن اجتماعات مجهز نیستند و معمولا در این مکان، جلسات مذاکره، برخی آموزش‌ها و ارائه‌ها برای افرادی محدود انجام می‌شود. با وجود این، نیاز است تا برای این اتاق‌ها تجهیزات اولیه‌ای مانند تلفن و فکس، کاغذ، قلم و در مواردی تخته یا صفحات ارائه، در نظر گرفته شود.
- با توجه به ابعاد اتاق کنفرانس کوچک مسائل مرتبط با تهویه هوا، سرمایش و گرمایش بسیار حائز اهمیت است.
- اگر در ابتدای طراحی فضای اداری خود هستید، اتاق کنفرانس را در محلی در نظر بگیرید که دسترسی به آن راحت باشد و تردد زیادی اطراف آن نباشد. همچنین فاصله مناسب تا سرویس‌های بهداشتی و بخش خدمات و پذیرایی نیز کیفیت میزبانی شما را افزایش می‌دهد. با مشورت از افراد متخصص در این بخش می‌توانید از یک طراحی مناسب بهره ببرید و سرمایه خود را در حالتی بهینه استفاده کنید.
۵ نکته مکمل برای داشتن اتاق کنفرانس حرفه‌ای
- به ارگونومیک بودن تمام تجهیزات توجه داشته باشید.
- سعی کنید از میز و صندلی‌هایی استفاده کنید که طراحی و مدل بزرگی نداشته باشند.
- می‌توانید از موکت‌ها و کف پوش‌های اداری برای زیبا ترکردن و امن کردن زمین اداره استفاده کنید. این کار در مدیریت صدا، گرمایش و سرمایش محیط نیز نقش دارد و هزینه‌های شما را کاهش خواهد داد.
- به زیبایی محیط دقت کنید. تابلو و تزئیناتی با رنگ شاد و جنس‌های شفاف، فضای شما را بزرگ‌تر و جذاب‌تر می‌کند. دکوراسیون اتاق شما باید هارمونی زیبایی در فضا ایجاد کند و متناسب با هویت بصری برند شما باشد. تمامی این موارد بر کیفیت و تاثیر جلسات شما می‌افزاید. در این بخش از انتخاب گیاهان غافل نشوید!
- نور کافی در جلسات بسیار اهمیت دارد. کم بودن نور مناسب می‌تواند حاضرین جلسه را کسل کند و زیاد بودن آن ممکن است منجر به سردرد و ناراحتی چشم افراد شود. نور طبیعی خورشید می‌تواند مکمل خوبی برای تامین نور اتاق باشد. در هر حالت، وجود نور نباید در ارتباط و فعالیت‌هایی که در جلسه جریان دارد اختلال ایجاد کند.
آنچه تاکنون گفته شد
بررسی ابعاد استاندارد اتاق کنفرانس، در بخش مساحت بخش‌های اداری بسیار اهمیت دارد. اولین گام در طراحی و تجهیز این محیط ها، بررسی ابعاد در دسترس است. این اتاق‌ها معمولا ۴ تا ۷ نفر گنجایش دارند؛ اما، یک عدد واحد برای اندازه استاندارد آن‌ها بیان نشده است. شما با در نظر گرفتن ابعاد اتاق جلسات، تعداد نفرات حاضر، هدف از برگزاری جلسه، تعداد صندلی‌ها و ابعاد میز می‌توانید طراحی مناسب خود را انتخاب کنید. اتاق کنفرانس می‌تواند دارای تجهیزاتی مانند تلفن، کاغذ، قلم، تخته، سیستم نوری، سیستم تصویری، تجهیزات دیجیتال مانند منبع تغذیه، وسایل پذیرایی و... باشد.
