مهم ترین قابلیت هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد
نرم افزار اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و ابزار‌های مختلفی تشکیل شده که هر کدام قابلیت‌های خاصی را به اتوماسیون اداری اضافه می‌کنند و شرکت‌های ارائه دهنده اتوماسیون اداری، با اضاف کردن زیرسیستم‌های مختلف و استفاده از ابزار‌های الکترونیکی، قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری را توسعه می‌دهند؛ اما مهم‌ترین قابلیت‌هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد چیست؟ هنگام خرید اتوماسیون اداری به چه قابلیت‌هایی باید توجه کنیم؟
۶ تا از مهم‌ترین قابلیت‌هایی که نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد
انواع مخزتلفی از نرم افزار‌های اتوماسیون اداری وجود دارند، که هر کدام از قابلیت‌های خاصی برخوردار هستند و انتخاب را کمی دشوار می‌کنند؛ اما برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، تنها کافیست این ۶ قابلیت مهم را مورد بررسی قرار دهید:
- مدیریت مکاتبات
- مدیریت فرایند‌ها
- مدیریت سند‌ها
- مدیریت کارها و پروژه‌ها
- دسترس‌پذیری بالا
- گزارش‌دهی و آمارگیری
۱- مدیریت مکاتبات
قابلیت مدیریت مکاتبات و نامه‌نگاری در اتوماسیون اداری را می‌توان یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این سامانه دانست؛ زیرسیستم مدیریت مکاتبات به شما کمک می‌کند تا نامه‌نگاری‌ها و مکابتات داخلی و خارجی سازمان خود را در محیطی یکپارچه و متمرکز به صورت الکترونیکی مدیریت نمایید. هدف زیرسیستم مدیریت مکاتبات، تسهیل و خودکاسازی فرایند‌های مرتبط به نامه‌نگاری و گردش مکاتبات در سازمان است. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت مکاتبات اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- کارتابل الکترونیکی
- گردش مکاتبات در سازمان
- دبیرخانه تخصصی
- بایگانی مکاتبات
- استفاده از فرم‌ها و گردش آن‌ها در سازمان
- پیگیری لحظه‌ای و آنی مکاتبات
- طراحی قالب‌های نامه
- مدیریت مکاتبات سلسله مراتبی
- و...
۲- مدیریت فرایند‌ها
یکی دیگر از قابلیت‌های مهمی که نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد، امکان مدیریت فرایند‌های سازمان یا کسب و کار است؛ زیرسیستم مدیریت فرایند‌های کسب و کار یا BPMS، نرم افزاری تخصصی برای طراحی، مدلسازی، خودکارسازی و مدیریت فرایند‌ها در سازمان یا کسب و کار است. با یکپارچه سازی سامانه BPMS و نرم افزار اتوماسیون و استفاده از BPMS به عنوان یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری، می‌توانید در محیطی یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون، انواع فرایند‌های سازمان یا کسب و کار خود را طراحی، بهینه‌سازی و در نهایت در اتوماسیون اداری پیاده‌سازی نمایید و آن‌ها را مدیریت کنید. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت فرایند‌ها در نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- یکپارچگی کامل با کارتابل اتوماسیون اداری
- طراحی و مدلسازی فرایند‌ها با استاندارد BPMN ۲.۰
- طراحی فرایند‌ها به صورت Dragable
- طراحی در محیطی گرافیکی با استفاده از المان‌ها و نماد‌های بصری
- طراحی فرم‌ها و استفاده از آن‌ها در فرایند‌ها
- پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
- واکنش‌گرا بودن نرم‌افزار (Responsive)
- و...
۳- مدیریت اسناد
مستندات هر سازمان یکی از مهم‌ترین دارایی‌های آن محسوب می‌شوند و مدیریت آن‌ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است؛ الکترونیکی کردن فرایند مدیریت اسناد، تاثیر بسیار مثبتی بر روی افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان‌ها در مدیریت مستندات می‌گذارد. زیرسیستم مدیریت مستندات به شما این امکان را می‌دهد که در محیطی یکپارچه با اتوماسیون اداری، تمامی فعالیت‌های یک واحد بایگانی سنتی – مانند ثبت و دسته‌بندی اسناد، نگهداری از مستندات و جستجو و بازیابی آن‌ها – را به صورت الکترونیکی انجام دهید و علاوه بر آن، قابلیت‌های جدیدتری نیز در اختیار شما می‌گذارد. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت مستندات عبارت‌اند از:
- ثبت مستندات به صورت الکترونیکی
- ساخت فرم‌های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط Form Generator
- دسته‌بندی و سازماندهی اسناد
- جستجوی پیشرفته و سریع و بازیابی اطلاعات
- تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده‌های بایگانی مستندات بطور نامحدود
- و...
۴- مدیریت کارها و پروژه‌ها
امکان مدیریت کارها یکی دیگر از قابلیت‌های مهمی است که یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید داشته باشد؛ در زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی، می‌توانید به صورت یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری، فضا‌های کاری متنوع، پروژه‌ها و بورد‌های کاری مختلفی تعریف نمایید و سپس اعضای تیم خود را به فضا‌های کاری و پروژه‌ها دعوت کنید.
تعریف کارها و وظایف و انتساب آن‌ها به اعضای تیم، تعریف چک لیست کارها، نظارت و پیگیری روند پیشرفت کارها، تعیین مهلت انجام کار، ثبت نظرات و اشتراک‌گذاری فایل، از دیگر قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی در نرم افزار اتوماسیون اداری است.
۵- دسترس‌پذیری بالا
قابلیت دسترس‌پذیری بالا در نرم افزار اتوماسیون اداری به معنای این است که سامانه‌ای که برای مدیریت کارها و فرآیند‌های اداری استفاده می‌شود، به راحتی و به صورت یکپارچه برای تمامی کاربران در درون و بیرون از سازمان قابل دسترسی باشد. این قابلیت مهمی است که در اطمینان حاصل کردن از اینکه همه اعضای تیم و سازمان بتوانند به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته باشند و بتوانند علاوه بر مدیریت مکاتبات و ارسال/دریافت نامه، با یکدیگر به راحتی ارتباط برقرار نمایند. برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری برای افزایش دسترس‌پذیری کاربران عبارت است از:
- دسترسی تحت وب و آنلاین به سامانه اتوماسیون اداری
- نسخه موبایل برای دسترسی آسان در خارج از سازمان
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند
- مدیریت دسترسی کاربران به اتوماسیون اداری بر اساس چارت سازمانی و سطح دسترسی
- و...
۶- گزارش دهی و آمارگیری
قابلیت گزارش دهی و آمارگیری در نرم افزار اتوماسیون اداری به معنای توانایی سامانه در جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارائه گزارش‌ها و آمار‌های مربوط به فعالیت‌ها و فرآیند‌های اداری است. این قابلیت به مدیران و کاربران سامانه امکان می‌دهد تا از طریق اطلاعات به دست آمده، تصمیم‌گیری‌های بهتر و هوشمندانه‌تری را انجام دهند و عملکرد سازمان را بهبود بخشند. در زیر به برخی از جنبه‌های مهم قابلیت گزارش دهی و آمارگیری در اتوماسیون اداری اشاره خواهیم کرد:
- جمع‌آوری و ثبت ساختاریافته داده‌ها و اطلاعات
- تجزیه و تحلیل خودکار داده‌ها
- سفارشی‌سازی گزارش‌ها
- تعریف گزارش‌های زمان‌بندی شده
- تعیین دسترسی کاربران به گزارش‌ها
- و...
در کل، یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید قابلیت‌هایی که باهم بررسی کردیم را داشته باشد، تا به صورت جامع و کارآمد به نیاز‌های سازمان‌ها پاسخ دهد و بهبود و بهینه‌سازی فرآیند‌های اداری را فراهم کند. با توجه به اهمیت این قابلیت‌ها، انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، امری مهم محسوب می‌گردد و باید دقت و زمان زیادی برای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری خوب و کارآمد، صرف نمایید.
منبع: businessautomation.ir
