وزارت علوم: تمام مصاحبه ها برای پذیرش دکتری مجازی شد/ جزئیات نحوه اجرا

علی خاکی صدیق درباره نحوه و جزئیات برگزاری مصاحبه علمی آزمون دکتری تخصصی توسط دانشگاه ها گفت: برای رعایت عدالت بین همه داوطلبان، دستورالعملی را به دانشگاه ها ارسال کرده ایم که کلیات جلسات را تعیین می کند.

وی ادامه داد: وزارت علوم چارچوب کلی را تعیین کرده و جزئیات بر عهده خود دانشگاه ها است.

معاون آموزشی وزارت علوم تاکید کرد در این دستورالعمل و شیوه نامه تاکید شده است که مصاحبه به صورت مجازی برگزار شود.

متن کامل شیوه نامه اجرای مرحله دوم آزمون نیمه متمرکز دکتری به شرح زیر است :

با توجه به شرایط خاص ناشی از همه گیری بیماری کووید- ۱۹، به منظور صیانت از سلامت جامعه دانشگاهی و داوطلبان آزمون نیمه متمرکز دکتری ۹۹، برگزاری مرحله دوم این آزمون که تمرکز اصلی آن بر مصاحبه است، به روش الکترونیکی، به دلایل زیر منطقی ترین راه برای دستیابی به نتیجه خواهد بود:

دلایل برگزاری مصاحبه دکتری به صورت مجازی

کاستن از حجم رفت وآمد شهری و بین شهری داوطلبان و سایر عوامل اجرایی مصاحبه

بهره برداری بهینه از زیرساخت های ایجاد شده فناوری اطلاعات

کاهش هزینه های سربار داوطلب و دانشگاه برای اجرای مرحله دوم پذیرش

امکان صرف وقت بیشتر در ارزیابی دقیق از صلاحیت های هر داوطلب

اصول
داشتن فلسفه روشن و هدف‌های معین از پذیرش دانشجوی دکتری در سطح گروه آموزشی و دانشگاه

در اختیار داشتن قواعد؛ استانداردها و شاخص های معین در فرایند پذیرش دانشجوی دکتری

تأکید بر برابر بودن شرایط فیزیکی و روحی برای همه داوطلبان و دارا بودن منشور اخلاق در این زمینه

آگاهی رسانی شفاف و برابر به همه داوطلبان (ارایه اطلاعات مساوی درباره چگونگی برگزاری جلسه، تعداد مصاحبه کنندگان؛ روش مصاحبه؛ محور سوالات مصاحبه؛ و اطلاعات و مستنداتی که باید به همراه داشته باشند).

روش مصاحبه دکتری
روش مصاحبه دوره دکتری تخصصی به صورت چهره به چهره است. همچنین روش مصاحبه به صورت هیئت مصاحبه کننده و مصاحبه شونده است. در هیئت مصاحبه کننده، یک تن به منزله رییس جلسه مصاحبه حضور و فعالیت دارد. در شیوۀ غیرحضوری یا الکترونیکیِ مرحلۀ دومِ دکتری تخصصیِ سال جاری نیز، این روشِ مصاحبه مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

جزئیات مراحل مصاحبه غیرحضوری
۱-اطلاعات روشن و دقیق درباره زمان مصاحبه غیرحضوری و جزییات مربوط به آن شامل ثبت نام در سامانه (پرتال اختصاصی هر دانشگاه که به همین منظور طراحی شده است)؛ نحوه بارگذاری مدارک و مستندات؛ نحوه پرداخت هزینه مصاحبه؛ مهلت ثبت نام؛ و راهنمای کار با نرم افزار یا پلتفرمی که مصاحبه الکترونیکی از طریق آن انجام خواهد شد، در درگاه دانشگاه قرار داده شود تا دسترسی به این اطلاعات برای همه داوطلبان ساده و امکانپذیر باشد.

۲-پس از اعلام اسامی پذیرفته شدگانِ مرحله نخست از سوی سازمان سنجش آموزش کشور و ثبت نام داوطلب با مراجعه به پرتال دانشگاه برای شرکت در مرحله دوم سنجش (مصاحبه و ارزیابی شایستگی‌ها)، کارشناسان دانشگاه از طریق برقراری تماس تلفنی، نام کاربری و کلمه عبور هر داوطلب را برای ورود به فضای مجازی مصاحبه، فقط و انحصاراً در اختیار خود وی قرار دهند.

۳-رمزهای مورد نظر برای احراز هویت داوطلب می تواند از مشخصات فردی وی (مانند تاریخ تولد و شماره کد ملی) اخذ و تعیین شود اما به دلایل امنیتی، تماس تلفنی با داوطلب الزامی است.

۴- سازمان سنجش آموزش کشور هر ساله در اجرای مرحله دوم پذیرش دانشجویان دکتری تخصصی، قواعدی را اعلام می کند که به منزله چارچوب مدیریتی، لازم الاجرا است.

آن قواعد ضروری است پیشاپیش به طور دقیق مرور و بررسی، تا از وجود زمینه و امکانات لازم در اجرای مرحله دوم، بر اساس مختصات هر دانشگاه اطمینان حاصل شود. پس از آن، نسخه راهنمای اجرا که بر اساس مختصات دانشگاه تهیه شده است به عنوان دستمایه اجرای مرحله دوم به گروه های آموزشی و دانشکده ها اعلام شود.

۵- یک یا چند تن از هیئت مصاحبه کننده بر اساس تشخیص گروه آموزشی، پیش از فرارسیدن تاریخ انجام مصاحبه، مدارک و مستندات ثبت نام کنندگان را ارزیابی و از نظر اعتبار و صحت و ارتباط موضوعی تأیید کنند تا در زمان مصاحبه، وقت مصاحبه کنندگان در این راه صرف نشده و بر انجام مصاحبۀ دارای استانداردِ مورد انتظار تمرکز شود.

۶- اعلام اسامی هیئت مصاحبه کننده به داوطلبان دکتری تخصصی که اغلب داوطلبان پیشتر، آنها را می شناسند، نشانه اعتماد دانشگاه به بلوغ مصاحبه شوندگان و در نتیجه مورد تأکید است.

۷- ساعت تخمینی آمادگی داوطلب برای برقراری ارتباط اینترنتی به وسیله مدیر گروه تعیین و توسط کارشناس گروه به وی اعلام و تأکید شود که در صورت عدم حضور به موقع در ساعت و روز تعیین شده، امکان تکرار جلسه مصاحبه وجود نخواهد داشت.

۸- ممکن است داوطلبی در ساعت هماهنگ شده با دانشگاه به دلیلی خارج از اراده شخصی خود، امکان شرکت در جلسه مصاحبه را نداشته باشد، در چنین مواردی، بایستی زمان های جایگزین تعیین واطلاع رسانی شود.

ضبط جلسه مصاحبه الکترونیکی
۹- جلسه مصاحبه الکترونیکی ضبط شود به نحوی که در صورت لزوم، قابلیت مراجعه و بررسی مجدد را داشته باشد.

۱۰- پیش از تاریخ مصاحبه، زیرساخت ها و تجهیزات لازم برای همه اعضا بررسی و درباره درستی آن اطمینان حاصل شود تا مشکلات فنی در روز و ساعت مصاحبه باعث تأخیر در شروع مصاحبه ها نشود. زیرا این وضعیت موجب افزایش استرس داوطلبان می شود و مانع از بروز شایستگی های آنها در جلسه خواهد شد.

۱۱- در روز و ساعت تعیین شده در جلسه مصاحبه الکترونیکی، مادامی که تعداد اعضای مصاحبه کننده کامل نشده باشد مدیر گروه یا رییس جلسه، به هیچ وجه مصاحبه ها را آغاز نکند. تعداد مصاحبه کنندگان بر اساس نسبتی از تعداد کل اعضای گروه پذیرش کننده تعیین می شود اما تحت هر شرایطی، تعداد این اعضا نباید از ۳ مصاحبه کننده در جلسه مصاحبه هر یک از داوطلبان، کمتر باشد.

۱۲- تعداد مصاحبه کنندگان و ریاست جلسه مصاحبه برای همه داوطلبان در طول فرایند مصاحبه باید یکسان و واحد باشد.

۱۳- در حینِ برگزاری جلسه مصاحبه الکترونیکی، بایستی موارد زیر در نظر گرفته شود:

اجازه ورود و خروج داوطلب به جلسه الکترونیکی و فعال نمودن میکروفن و دوربین داوطلب وارد شده بر عهده رییس هیئت مصاحبه کننده است.

به داوطلبان، اطلاع داده شود که کلیه مدارک بارگذاری شده در سامانه را در دسترس داشته باشند تا اگر اعضای هیئت مصاحبه کننده در جریان مصاحبه از پایان نامه یا سایر مدارک داوطلب سوالی داشته باشند امکان اشتراک گذاری مدارک درخواستی از طریق نرم افزار مرتبط وجود داشته باشد.

با توجه به اینکه پرونده الکترونیکی داوطلبان (شامل تصاویر صفحات شناسنامه، کارت ملی، مدرک کارشناسی و کارشناسی ارشد و نظایر اینها) در اختیار کمیته برگزارکننده مصاحبه است، عکس موجود در مدارک با تصویر دریافتی از دوربین طی مصاحبه تطبیق داده شود.

مصاحبه باید به صورت صوتی- تصویری باشد
مصاحبه باید به صورت صوتی- تصویری باشد و ارایه تصویر از سوی داوطلب الزامی است؛ بدون وجود دوربین و ارایه تصویر از سوی داوطلب، مصاحبه فاقد اعتبار است.

میانگین زمان صرف شده در انجام مصاحبه برای هر یک از داوطلبان، دارای انحراف معیار بهنجار باشد.

مرحله نهایی
۱-نتیجه ارزشیابی هر داوطلب باید بلافاصله پس از اتمام مصاحبه وی در سیستم رایانه ای هر مصاحبه کننده ثبت و توسط رییس جلسه ملاحظه شود زیرا رویکرد مصاحبه داوطلبان پذیرش دکتری، ملاک مطلق Criterion-Referenced Evaluation است و آنها نباید با هم مقایسه شوند.

۲- فهرست مصاحبه شوندگان همراه با نمره و رتبه آنها در مصاحبه در پایان جلسه مصاحبه توسط رییس جلسه یا مدیر گروه جمع بندی و به اطلاع مصاحبه کنندگان برسد. این امر، دقت نظر مصاحبه کنندگان در ارزشیابی و تعیین نمره هر داوطلب را افزایش خواهد داد.

۳- رییس جلسه در پایان هر مصاحبه، نمره احراز شده داوطلب را بر اساس جدول شماره ۳ (جدول امتیاز مصاحبه) که در فرم شماره ۲ (فرم نحوه بررسی سوابق علمی و مصاحبه آزمون دکتری) وجود دارد، پس از محاسبه میانگین نمرات مصاحبه کنندگان وارد کند.

این جدول باید بعد از برگزاری مصاحبه نمره کل داوطلبان شرکت کننده در آزمون دوره دکتری سال ۱۳۹۹ در قالب کاربرگ شماره ۳ (گزارش مرحله دوم پذیرش دانشجوی دکتری) تکمیل و پس از امضای همه اعضای مصاحبه کننده، در زمان مشخص جهت درج در پرتال سازمان سنجش آموزش کشور اعلام شود.

جمع‌بندی
آنچه در این سند بیان شده، چارچوب کلی و اصولی است که مراعات آن الزامی است. تجربه های مثبت و سازنده هر دانشگاه در اجرای مرحله دوم آزمون دکتری تخصصی در سال‌های گذشته، راهگشای تکمیل اقدامات دانشگاه ها و مراعات ملاحظات دقیق در اجرای مرحله دوم آزمون کتری در سال ۱۳۹۹ است که به دلیل برگزاریِ آن به شیوه الکترونیکی، رخداد جدیدی در آموزش عالی کشور است.